日程調整の返信は、相手が次に何をすればよいかで型が決まります。指定された日時を承諾するなら、相手の作業はそこで終わります。候補日を出すなら、相手が選んで確定の連絡を返します。すぐに決められないなら、相手は待つことになります。待たせる返信ほど、いつまで待てばよいかを書く必要があります。この順で考えると、どの型でも書き漏れが起きません。
- 24時間以内、遅くとも翌営業日中に返します。決められなくても、いつまでに返すかだけ先に返します
- 承諾するときは日時を自分の言葉で書き戻します。「ご提示の日程で」だけでは、認識のずれに気づけません
- 候補日は3つ以上、日付・曜日・開始と終了の時刻で書きます。「終日可能」は幅が広く、相手が選びにくくなります
- 件名は変えずに Re: のまま返します。担当者は複数の候補者とのやり取りを件名で追っています
承諾の返信では日時を書き戻す
「ご提示いただいた日程で問題ございません」だけで返すと、相手が送った日時とこちらが読んだ日時が一致しているか、どちらも確認できません。日付、曜日、開始時刻を本文へ書き戻します。「{月日}（{曜日}）{時刻}に伺います」。訪問なら受付の場所まで、オンライン面接なら接続用の URL が届いているかも、この返信で確かめます。届いていなければ、承諾と同じメールで一度だけ尋ねます。
候補日の出し方
候補日は3つ以上出します。1つや2つだと、相手の予定と重なった時点でやり取りが増えます。書き方は「10:00〜12:00」のように、開始と終了の時刻まで入れます。「終日可能」は一見親切ですが、相手は面接官の予定と突き合わせる作業を丸ごと引き受けることになります。第1希望から順に並べ、優先順位も示します。面接の所要時間が指定されているなら、その時間を確保できる幅で出します。
都合がつかないときは代替を添える
提示された日程がすべて合わないときは、「その日は都合がつきません」で終えません。相手はもう一度、面接官の予定から候補を組み直すことになります。合わない旨を一文で伝え、続けてこちらの候補日を3つ出します。理由は「先約があり」「授業のため」程度で足り、詳しく書く必要はありません。相手が調整をやり直す手間を減らすことが、そのまま印象にもつながります。
決められないときは一次返信を返す
他社の選考結果を待っている、家族と相談する必要があるなど、その場で決められないこともあります。避けたいのは、何も返さないまま数日置くことです。「{回答期限}までに改めてご連絡いたします」と、期限だけ先に返します。期限は自分が確実に守れる日にします。期限までに決まらなければ、期限が来る前に一度状況を伝えます。返信が遅れること自体より、いつ返ってくるか分からない状態が相手を止めます。