依頼、確認、返信など、仕事で使う文章の型。

{相手名} 様

お世話になっております。

本日お約束していた修正版の資料について、お送りが遅れております。誠に申し訳ございません。明日午前のご確認に間に合わない状態となり、ご予定に影響してしまいました。

修正版は本日15時までにお送りします。遅れた原因は、社内確認の担当が二重で走っていたことにあり、確認の順序を一本化するよう本日中に見直します。

資料が届きましたら、内容に問題がないかだけご確認いただけますと幸いです。こちらから改めて到着のご連絡もいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} 様

お世話になっております。

先日お送りした請求書の金額に誤りがありました。ご確認のお手間をおかけし、申し訳ございません。正しい金額は添付の訂正版のとおりで、差額は{差額}です。

原因は、改定後の単価マスタの更新が終わる前に請求書を発行していたことです。本日より、単価を変更した際は経理責任者の承認が完了するまで請求書を発行できない運用に変更しました。

旧請求書は破棄いただいて差し支えございません。お客様側での再申請は不要です。変更前後の差分表も添付しますので、確認にお使いください。ご不明な点があれば、本メールにご返信ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} 様

お世話になっております。

本日{時刻}より、{サービス名}で{事象}が発生し、ご利用いただけない状態が続いております。業務に影響が出ており、申し訳ございません。

本日{時刻}に該当機能を停止し、現在は原因を調査しています。判明している範囲では{影響範囲}に影響が及んでおり、それ以外への影響は確認されていません。

本日16時までに、対象範囲と暫定対応を改めてご報告します。原因分析と再発防止策は、確定次第、別途文書でお送りします。復旧までにお客様側で必要な操作はございません。

ご不便をおかけしますが、続報をお待ちいただけますと幸いです。

{相手名} さん

お疲れさまです。

依頼いただいた{対象}の提出が遅れています。{相手名}さんの{後工程}を止めてしまい、申し訳ありません。

残作業は{残り}で、本日中には共有できます。遅れたのは着手の判断が遅れたためで、次回からは受領時に所要時間を見積もって早めに相談します。

先に必要な部分があれば、そこだけ切り出してお渡しします。声をかけてください。

{相手名} 様

お世話になっております。

先日お送りした{件名}の件について、念のため再送いたします。行き違いでしたら申し訳ございません。

ご判断いただきたいのは、{論点}を{A案}で進めてよいかどうかの1点です。本日17時までにご回答いただけますと、予定どおり明日から{次工程}に着手できます。

問題なければ「{A案}で進行可」とだけご返信いただければ結構です。ご不明な点があれば、あわせてお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} 様

お世話になっております。

{日付}にご確認をお願いした{件名}について、現時点でご回答を確認できておりません。

このままご返信がない場合、{影響}が生じ、{関係者}の作業にも遅れが出ます。本日17時までにご判断をいただけますと、当初の予定を維持できます。

お忙しいところ恐れ入りますが、可否だけでもご連絡いただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} 様

お世話になっております。

{件名}について、{日付}および{日付2}にご確認をお願いしておりますが、ご回答を確認できておりません。

本日17時までにご連絡をいただけない場合、今回の対応枠での進行が難しくなるため、次回対応枠での再調整とさせていただきます。進行をご希望の場合は、本日17時までに{必要事項}をご返信ください。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

{相手名} さん

お疲れさまです。

{日付}にお願いした{対象}の件、その後いかがでしょうか。

これがないと{後工程}に進めず、{締切}に間に合わなくなりそうです。本日中に、可否だけでも教えてもらえると助かります。

難しければ、こちらで巻き取れる部分は引き取りますので、状況だけ一言ください。

件名: 【確認依頼】{案件名}の{対象}確認／{日付}{時刻}まで

{相手名} 様

お世話になっております。

添付の{案件名}について、{対象}のみご確認いただけますでしょうか。

{日付}{時刻}までに、{観点}に違和感がないかだけコメントをいただきたいです。その後{次工程}に進めるためです。

文章表現やデザインの確認は今回不要です。問題なければ「{対象}OK」とだけご返信ください。難しければ、未確認と分かる形で進めますので、可否だけでもお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

件名: 【見積依頼】{対象}の概算見積／{日付}まで

{相手名} 様

突然のご連絡失礼いたします。{自社名}の{自分の名前}と申します。

{対象}の概算見積をお願いできますでしょうか。目的は社内での予算取りで、正式発注前の概算で構いません。精度は±30%程度を想定しています。

前提は以下です。
- {前提1}
- {前提2}
- 見積形式: {初期費用・保守費など内訳の希望}

{日付}中にいただけますと助かります。不明点は仮置きの条件を記載いただく形で問題ありません。

どうぞよろしくお願いいたします。

件名: 【承認依頼】{案件}の可否／{期限}

{相手名} さん

お疲れさまです。

ご判断いただきたいのは、{判断点}を進めてよいかです。

判断材料は以下です。
- 予算: {予算}
- 目的: {目的}
- 効果見込み: {効果}
- リスク: {リスク}
- 私の推奨: {推奨}

{提出先・期限の理由}のため、{期限}までにご判断いただけると助かります。問題なければ「承認」とご返信ください。本件は明示承認が必要なため、返信がない場合は進めません。

件名: 【紹介可否のご相談】{テーマ}について

{相手名} さん

お世話になっております。

{紹介先}へのご紹介が可能か、ご判断いただけますでしょうか。

目的は、{テーマ}について{所要時間}ほど伺うことです。営業目的ではありません。先方にご負担がありそうでしたら、見送りでまったく問題ありません。

必要であれば、先方に転送いただける短い文面はこちらで用意します。紹介後の日程調整もこちらで直接行い、{相手名}さんに追加の調整をお願いしない形にします。

どうぞよろしくお願いいたします。

件名: 本日の{案件名}打ち合わせのお礼

{相手名} 様

お世話になっております。

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。{論点}について整理いただいたことで、こちらで{変化}が明確になりました。

特に、{示唆}というご指摘は、次回の{成果物}に反映いたします。

{次にこちらが行うこと}を{期限}までに進め、改めてご連絡いたします。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

件名: {紹介先}様ご紹介の御礼

{相手名} 様

お世話になっております。

先日は{紹介先}様をご紹介いただき、ありがとうございました。おかげさまで、{テーマ}について直接お話を伺うことができました。

現在は{進行状況}という段階です。ご紹介いただいた{相手名}様のお顔を潰さないよう、丁寧に進めてまいります。

進展がありましたら、改めてご報告いたします。取り急ぎ御礼まで。

{相手名} さん

お疲れさまです。

先日は{対象}の件で助けてもらい、ありがとうございました。{相手の行動}のおかげで、{変化}が進みました。

また相談させてもらうこともあると思いますが、その際はよろしくお願いします。

{相手名} 様

お世話になっております。

このたびは{品物}をお送りいただき、ありがとうございました。{品物の具体}で、{使う場面や社内での反応}、部署の皆で楽しませていただきました。

お心遣いに感謝申し上げます。時節柄、どうぞご自愛ください。

{相手名} 様

お世話になっております。

このたびは{提案内容}のご提案をいただき、ありがとうございました。社内で確認した結果、今回は{結論}させていただく判断となりました。

{自社都合の理由}であり、現時点で{対象}の予定がないためです。ご丁寧にご説明のお時間をいただいたにもかかわらず、このような回答となり恐縮でございます。

{今後の可能性がある条件}のタイミングがございましたら、改めて拝見できればと存じます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} 様

お世話になっております。

ご相談いただいた{依頼内容}について、社内で検討いたしました。あいにく今回は、お引き受けが難しい状況です。

{時期・体制の理由}のため、ご期待に沿う形での対応が難しいと判断いたしました。

もし{代替の条件}であれば、{代替案}という形でご協力できる可能性があります。ご検討いただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} 様

お世話になっております。

このたびは{案件}のお見積りをいただき、ありがとうございました。社内で比較検討した結果、今回は{他社・別案}での対応を進めることといたしました。

{選定の観点}を優先した判断であり、御社のご提案の内容によるものではございません。ご対応いただいたことに感謝申し上げます。

今後、別の案件でご相談させていただく機会もあるかと存じます。その際はどうぞよろしくお願いいたします。

{相手名} さん

お疲れさまです。

{依頼内容}の件、ありがとうございます。ただ、今回はお引き受けが難しそうです。

{優先業務}を{期限}まで抱えており、{依頼内容}に十分な時間を割けないためです。

{一部だけなら対応できる範囲}であれば巻き取れます。それでも厳しければ、{別の担当候補}に相談する形はいかがでしょうか。

読み手に伝わる自然な言い回しへ整える。

【層1｜表記・記号】機械的に直す
□ 和文中の英数字の前後に半角スペースを入れていないか（弊社では AWS を → 弊社ではAWSを）
□ 読者が知っている略語に正式名称を毎回併記していないか（初出1回だけにする／削る）
□ 「重要な要素：」のようなコロン後スペース付きラベルを使っていないか
□ 本文に「**太字**」「# 見出し」「---」「[リンク](URL)」が残っていないか
□ 「──」ダッシュ補足、普通の語のカギ括弧強調を多用していないか

【層2｜言い回し】中身を入れ直す
□ 「本記事では〜解説します」「いかがでしたか」型の定型で挟んでいないか
□ 「重要です」「画期的」「〜のカギ」を事実の代わりに置いていないか
□ 「〜と言えるでしょう」「ケースバイケース」で判断を避けていないか
□ 「活用」「最適化」「価値を最大化」の抽象語が続いていないか

【層3｜文のつくり】構文とリズム
□ 「〜することができます」→「〜できます」に縮められないか
□ 「この施策は〜を可能にします」型の無生物主語になっていないか
□ 分かりきった主語を毎文明示していないか
□ 同じ語尾が3文以上続いていないか

【層4｜文章全体】構造と具体
□ 説得・共感の部分まで箇条書き／太字にしていないか
□ 中身に順序がないのに番号リストにしていないか
□ 見出しは整っているのに固有名詞・数値・場面がどこにもない状態になっていないか
□ 締めが総括の言い直しになっていないか（判断・次の行動・事実で終える）

■ 冗長な構文
確認することができます → 確認できます
対応することが重要です → 対応します（行動そのものに戻す）
導入するという点においては → 導入では

■ 抽象語の連鎖
AIを活用して業務を最適化する → AIで、どの業務が何分短くなったかを書く
顧客体験の向上を実現する → 顧客が迷わず操作できるようにする
価値を最大化する → 何がどれだけ増えたかを書く

■ 判断の回避
効果があると言えるでしょう → 効果があった（根拠があるなら言い切る）
ケースバイケースです → どの条件でどうなるかを書く
一概には言えませんが → 条件を挙げて判断を示す

■ 無生物主語の直訳調
この機能はコスト削減を可能にします → この機能により、コストを削減できます
本施策は認知度向上に寄与します → この施策で、認知度が上がった

■ 空疎な意義づけ・定型
本記事では〜について解説します → 読者の状況・問題・結論から始める
いかがでしたでしょうか → 判断・次の行動・具体的な事実で終える
非常に重要な取り組みです → 何がどう変わったかを書く

1. まず層1だけ通す。半角スペース・不要な併記・残った記号・過剰なカギ括弧を機械的に削る
2. 各段落の冒頭を見る。「本記事では」「まず初めに」型で始まっていたら、読者の状況・問題・結論に置き換える
3. 評価語（重要・画期的・〜のカギ）に線を引く。その語を消しても意味が通るなら消し、原文の事実に語らせる
4. 「〜することができます」「〜という点」を検索し、短い形か行動そのものに直す
5. 語尾を3文ずつ見る。同じ語尾が続いていたら、文を結合・分割してリズムを変える
6. 最後に全体を見る。説得部分の箇条書きを文章に戻し、締めを総括の言い直しから、判断・次の行動・事実に変える

【層1｜整形の名残】機械的に落とす
□ 「承知しました」「以下に主なポイントを示します」などの前置きを削ったか
□ 本文に「**太字**」「# 見出し」「---」「[リンク](URL)」が残っていないか
□ 読者が知っている略語に正式名称を毎回併記していないか（初出1回／削る）
□ 和文中の英字・数字の前後に半角スペースが入っていないか

【層2｜前置き・締め・抽象語】入れ替える
□ 「本記事では〜解説します」型の導入を、状況・問題・結論に置き換えたか
□ 「いかがでしたか」型の締めを、判断・次の行動・事実に変えたか
□ 「重要です」「画期的」「〜のカギ」を事実の代わりに置いていないか
□ 「活用」「最適化」「価値を最大化」の抽象語が続いていないか

【層3｜直訳調】ほどく
□ 「この施策は〜を可能にします」型の無生物主語になっていないか
□ 「〜することができます」→「〜できます」に縮められないか
□ 分かりきった主語を毎文明示していないか

【層4｜過剰な構造化】減らす
□ 説得・説明の部分まで箇条書き／番号リストにしていないか
□ 中身に順序がないのに「3つのポイント」でまとめていないか
□ 見出しは整っているのに固有名詞・数値・場面がどこにもない状態でないか

■ 前置き・締めの定型
本記事では〜について解説します → 読者の状況・問題・結論から始める
いかがでしたでしょうか → 判断・次の行動・具体的な事実で終える
ぜひ参考にしてみてください → 締めの決まり文句は削り、事実で終える

■ 何でも箇条書きにする癖
ポイントは3つあります。第一に〜 → 順序がない内容は文章に戻す
以下に主なメリットを示します → 前置きを削って本題から書く

■ 抽象語の連鎖
AIを活用して業務を最適化する → どの業務が何分短くなったかを書く
顧客体験の向上を実現する → 顧客が迷わず操作できるようにする
シナジーを最大化する → 何と何を組み合わせて何が増えたかを書く

■ 直訳調・冗長構文
この機能はコスト削減を可能にします → この機能により、コストを削減できます
確認することができます → 確認できます
導入するという点においては → 導入では

■ 判断の回避
効果があると言えるでしょう → 効果があった（根拠があるなら言い切る）
ケースバイケースです → どの条件でどうなるかを書く

1. ChatGPTの出力を貼り、まず前置き・締め・残った記号（**太字**・#・---）を機械的に削る
2. 各段落の冒頭を見る。「本記事では」「まず初めに」で始まっていたら、状況・問題・結論に置き換える
3. 箇条書き・番号リストを見る。手順・条件・比較でないものは文章に戻す
4. 評価語（重要・画期的・〜のカギ）と抽象語（活用・最適化）に線を引き、原文の事実に語らせる
5. 「〜することができます」「この施策は〜を可能にします」を直訳調として直す
6. 最後に締めを見る。「いかがでしたか」型なら、判断・次の行動・事実に変える

書き方テンプレート

メール

お詫びメールの書き方｜信頼を回復する例文テンプレート

催促メールの書き方｜相手が返しやすい例文テンプレート

依頼メールの書き方｜相手が動きやすい例文テンプレート

お礼メールの書き方｜感謝が伝わる例文テンプレート

断りメールの書き方｜角を立てない例文テンプレート

自然な文章

AIっぽい文章を自然にする方法｜4層チェックリストと言い換え例

ChatGPTの文章を自然に直す方法｜点検の型と言い換え例